¿Le gustaría aumentar la productividad en el trabajo y en casa y hacer más cosas? ¿Qué podrías hacer con unas pocas horas extra en tu día? Todos deseamos tener más tiempo en un día, pero no importa lo que hagamos 24 horas es lo que tenemos cada día. Lo que podemos cambiar es cómo usamos el tiempo que tenemos cada día.
Si podemos aumentar la eficiencia y usar nuestro tiempo más productivamente, podemos hacer más. Esto le dará la sensación de tener más tiempo en su día. Todo lo que se necesita para aumentar la productividad y la eficiencia son unos pocos ajustes y cambios menores.
1. USAR LA TECNOLOGÍA A SU FAVOR
Sé que la tecnología a veces puede perjudicar la productividad, pero si se usa correctamente puede ser una gran herramienta para ayudar a aumentar la eficiencia. Hay muchas aplicaciones y programas que ayudan a la gente a aumentar la eficiencia
Microsoft Outlook tiene un calendario en el que puedes poner reuniones importantes y fechas límite, listas de tareas que puedes seguir todas tus tareas y recordatorios que te permiten saber que tienes algo pendiente.
2. LIMITAR LAS DISTRACCIONES
Las distracciones pueden impactar severamente la productividad. La distracción se presenta de muchas formas diferentes, compañeros de trabajo o subordinados, correos electrónicos, amigos, jefes, y cualquier otra cosa que desvíe tu atención de la tarea en cuestión. Eliminar o minimizar los efectos de estas distracciones aumentará la productividad y la eficiencia.
No sólo puedes decirle a tus compañero que no te molesten, sino que muchas otras distracciones pueden ser minimizadas o eliminadas. Evite revisar constantemente los correos electrónicos. Establezca horas para revisar sus correos electrónicos como cada 30 minutos. Guarda las redes sociales para los descansos. Cuando intentas hacer algo, Facebook o Instagram pueden ser una gran distracción. Poner su teléfono en no molestar, aumentará enormemente la eficiencia en el trabajo.
3. TOMAR DESCANSO
Si usted está ocupado demasiado tiempo con su trabajo, la calidad del mismo comenzará a sufrir, y será más fácil que se distraiga y pierda la concentración. A veces debes forzarte a tomar un descanso aunque sea corto. Trabajar durante 45 minutos y luego tomar un descanso de 5 a 10 minutos puede ser muy ventajoso. Sólo ese corto descanso puede aumentar la eficiencia de manera significativa.
4. HACER UNA LISTA DE TAREAS
Las listas de tareas son una gran herramienta para aumentar la productividad y la eficiencia, lo que a la larga aumenta la cantidad de trabajo que se hace. Las listas no sólo te ayudan a recordar las tareas que hay que hacer, sino que también facilitan la priorización de las tareas. Tomarse los cinco minutos para hacer una lista de tareas puede ahorrarte mucho tiempo a largo plazo.
Un buen momento para hacer una lista de tareas es por la noche o a primera hora de la mañana. De esa manera, comienzas tu día con un plan de juego. Tener un plan de juego te ayudará a que tu día progrese sin problemas en lugar de terminar una tarea y tener que pensar en qué tarea debes hacer a continuación.
5. REGISTRA EL TIEMPO QUE PASAS EN LAS TAREAS.
El seguimiento del tiempo dedicado a las tareas puede ayudarte a ver dónde pasas tu tiempo. Esto puede ser muy útil para averiguar qué tareas están desperdiciando mucho de tu tiempo sin darte mucha ganancia.
Esto es útil para rastrear cuánto tiempo estás perdiendo sin ser productivo. Esto puede abrirte los ojos, revelando cómo pasas tu tiempo. Eliminar el desperdicio de tiempo aumentará la eficiencia y la productividad.
6. ESTABLECER TUS PROPIOS PLAZOS
Todo el mundo odia los plazos, pero no son tan malos cuando los fijas tú mismo. Los plazos autoimpuestos pueden ayudar a mantenerte en el camino y aumentar la productividad. Todo en tu lista de tareas debe tener un plazo de tiempo para que lo hagas. Esto te ayuda a priorizar las tareas que se deben hacer pronto y las que se pueden posponer por un tiempo.
Sólo asegúrate de no posponer las tareas que llevarán algún tiempo hasta el último minuto. Los plazos deben ser realistas, porque si sigues rompiendo los plazos, puede ser muy frustrante.
7. CONOCE Y USA LA REGLA DE LOS DOS MINUTOS
La regla de los dos minutos puede ser útil para no agobiarse y aumentará la productividad y la eficiencia al ponerte en ritmo. Cualquier tarea que tome menos de dos minutos, sólo tienes que hacerla. Esta es una gran manera de aumentar la eficiencia en lugar de permitir que las tareas se acumulen.
Cualquier cosa que aparezca y tome más de dos minutos debe ser agregada a la lista de tareas, a menos que la tarea sea urgente. Esto puede ayudarte a mantenerte concentrado en lugar de cambiar de tarea cada vez que aparece algo nuevo. No tengas miedo de ignorar la tarea hasta que la termines.
8. CONCÉNTRATE EN UNA TAREA A LA VEZ
Mucha gente cree que son buenos en la multitarea, pero la multitarea puede matar la productividad. Incluso si crees que eres bueno en la multitarea, tienes que detener una tarea para cambiar a otra. El cerebro sólo puede concentrarse realmente en una cosa a la vez. Incluso si no lo notas, una vez que paras una tarea puede ser mucho más difícil volver a empezar esa tarea.
Normalmente es mejor completar una tarea que comenzar cinco tareas y no completar ninguna. La única vez que puede ser mejor cambiar de tarea es cuando te quedas completamente atascado en una tarea y tomar un descanso no te ayuda a desatascarte. Concentrarse en una tarea a la vez aumentará la eficiencia en esa tarea y le permitirá hacer más.
9. UTILIZAR EL TIEMPO DE INACTIVIDAD DE MANERA EFECTIVA
Encuentra formas de usar el tiempo de inactividad de manera efectiva. Sé lo que algunos de ustedes están diciendo: «No tengo ningún tiempo de inactividad». ¿Qué hay de tu viaje diario al trabajo? La mañana es un gran momento para escuchar un audiolibro. El viaje de la tarde es un gran momento para reflexionar sobre cómo fue el día. Cuando esperas que empiece una reunión puedes revisar tu lista de tareas o usar el tiempo para revisar los correos electrónicos en tu teléfono. Tanto si te das cuenta como si no, hay mucho tiempo para mejorar o reflexionar sobre las tareas y prioridades.
10. SER PROACTIVO, NO REACTIVO
No esperes a que las fechas límite te motiven. Encárgate de las tareas y hazlas antes de tiempo. Esto te ayudará a no agobiarte por los plazos. No te preocupes, no te quedarás sin trabajo. Siempre hay trabajo que hacer. Una vez que puedas ponerte al día con todas las tareas de tu lista de tareas, empieza a mirar lo que vendrá en el futuro y empieza a eliminarlo.
11. MANTÉN TU ÁREA DE TRABAJO LIMPIA Y ORGANIZADA
Un área de trabajo desordenada y desorganizada puede perjudicar la productividad. No sólo puede ser difícil encontrar cosas, sino que también puede ser una barrera mental. Cuantas más cosas haya en el área de trabajo, más fácil será distraerse. Como se ha dicho antes, las distracciones deben mantenerse al mínimo para una mayor productividad. Si tu área de trabajo está desordenada, tómate los 10 o 15 minutos para limpiarla. Una vez que esté limpia, manténgala así. Un área de trabajo limpia aumentará la productividad.
12. DEJA DE PASAR TANTO TIEMPO EN TAREAS QUE NO IMPORTAN.
Hacemos un montón de tareas que tienen muy poca recompensa. Puedes ser más eficiente eliminando muchas de estas tareas. Estas tareas pueden tomar mucho tiempo. Al priorizar las tareas necesitamos determinar si las tareas valen nuestro tiempo.
¿Cuáles son las consecuencias si no haces esta tarea? Si no te afecta a ti, a tu trabajo, a la empresa o a tu equipo, entonces puede que no merezca la pena. Incluso si la tarea es algo que debe hacerse, puede que no valga la pena poner todo el esfuerzo en tratar de hacerla perfecta. Puede que sea algo que tengas que hacer rápidamente para que puedas dedicar tu valioso tiempo a cosas que importan más.
13. LA PERFECCIÓN PUEDE MATAR LA PRODUCTIVIDAD
Ser un perfeccionista puede perjudicar la productividad. No digo que debas producir basura. Sólo que no pases un montón de tiempo sobreanalizando algo tratando de hacerlo perfecto. Si puedes conseguir algo al 98% en una hora pero ese último 2% te lleva 4 horas, ¿vale la pena? A veces la respuesta puede ser sí, vale la pena el tiempo extra pero típicamente no lo vale. Especialmente si tienes mucho trabajo en tu plato. Muchas veces, hacer el trabajo y sacarlo de tu plato es mejor que pasar una tonelada de tiempo tratando de hacerlo perfecto.
14. EVITAR REUNIONES INNECESARIAS
Muchas veces, tenemos reuniones que duran mucho tiempo y no tienen mucha información o la información sólo es útil para un puñado de personas en la reunión. Si se puede transmitir la misma información en un correo electrónico o en una llamada telefónica, puede ser mejor ir por ese camino si la opción está disponible.
TENER UN PLAN DE PRODUCTIVIDAD
Utilice los consejos de este artículo para crear un plan de productividad. Esperemos que al leerlo tengas muchas ideas sobre cómo aumentar la eficiencia y la productividad en tu vida. La mejor manera de utilizar estos consejos es escribirlos en un plan de productividad. Revise su plan de productividad con frecuencia para asegurarse de que está cumpliendo con su plan y para agregar nuevas estrategias para aumentar la eficiencia y la productividad.